Неделя 1. Найти слабое место

Выберите один участок, где чаще всего теряются время, деньги или управляемость.

Например:

• дубли контрагентов;

• просроченная дебиторка;

• ручной отчет в Excel;

• остатки;

• сверки;

• договоры;

• платежи;

• ввод первичных документов.

Главный вопрос недели:

Где мы каждый месяц теряем время, деньги или контроль?

Неделя 2. Договориться о правиле

Ответьте на 4 вопроса:

1. Кто отвечает за участок?

2. Как правильно выполнять действие?

3. Как проверяем результат?

4. Что делаем, если нашли ошибку?

Пример:

Не просто “следить за долгами”, а:

• кто смотрит долги;

• в какой день;

• по какому отчету;

• кому сообщает;

• что считается тревожным сигналом;

• кто принимает решение по дальнейшим действиям.

Неделя 3. Поставить контрольную дату

Добавьте регулярную проверку в календарь.

Примеры:

• раз в неделю — долги и просрочка;

• раз в месяц — сверки с ключевыми контрагентами;

• раз в месяц — дубли и ошибки в справочниках;

• раз в месяц — ключевые цифры для управления;

• раз в месяц — список ручных операций, которые можно упростить.

Часто нужны правило, ответственный и выполняемые сроки.

Неделя 4. Проверить результат

Посмотрите, стало ли меньше:

• ручной работы;

• ошибок;

• уточнений;

• просроченных долгов;

• зависимости от одного человека;

• отчетов “вручную по просьбе”.

Если стало легче — правило закрепить.
 Если не стало — уточнить процесс и проверить еще раз.

Главное

Деньги теряются обычно не в одной большой ошибке, а куче мелких, которые никто не проверяет.

Порядок в учете начинается с регулярной привычки:

заметили слабое место → договорились о правиле → поставили дату → проверили результат