Настоящая инструкция предназначена для бухгалтеров и кадровых специалистов, использующих шаблоны согласий на обработку персональных данных.
1. Когда требуется согласие
Согласие требуется, если организация собирает, хранит или использует персональные данные работников или клиентов, включая:
- ФИО, дату рождения, паспортные данные;
- контактные данные (телефон, e-mail);
- сведения о трудовой деятельности, зарплате;
- фото и видеоизображения.
2. Как использовать шаблон
- Скачайте шаблон согласия.
- Впишите реквизиты вашей организации.
- Внесите персональные данные работника (ФИО, паспортные данные и пр.).
- Укажите цели обработки персональных данных (например, ведение кадрового учета).
- Определите срок действия согласия (обычно – на весь период работы в компании).
- Ознакомьте сотрудника с документом и получите подпись.
- Храните подписанное согласие вместе с кадровыми документами.
3. Особые случаи
- Для фото и видеосъемки требуется отдельное согласие.
- Для передачи данных третьим лицам также необходимо отдельное согласие.
- При изменении целей обработки нужно получить новое согласие.
4. Рекомендации
- Используйте разные шаблоны для разных целей (кадры, фото, передача данных).
- Храните согласия в отдельной папке или подшивке.
- Проверяйте актуальность согласий не реже одного раза в год.